История города

Центр хранения архивных документов г.Шахты

Об архиве

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения.

Задачи Центра:

Обеспечение сохранности и государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Центре.

Комплектование Центра документами Архивного фонда Российской Федерации, созданными на территории г. Шахты и зоны его комплектования, ликвидированных предприятий угольной и других отраслей промышленности Ростовской области, а также - по поручению комитета - документами федеральной и областной собственности.

Информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления; организация информации о составе и содержании документов Центра, их использование и публикация, обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Центра.

Осуществление научного описания документов Центра, создание архивных справочников, баз и банков данных на эти документы.

Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

Оказание научно-методической и практической помощи в работе с документами Центра архивным учреждениям области, государственным и иным организациям и учреждениям, другим заинтересованным юридическим и физическим лицам.

Функции Центра:

Осуществляет хранение и государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации, поступивших в Центр; представляет в Комитет сведения для централизованного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

Осуществляет комплекс мер по созданию оптимальных условий хранения, обеспечению физико-химической сохранности документов Центра, организует и проводит реставрацию и консервацию документов, создает фонд пользования, ведет выявление и учёт особо ценных и уникальных документов Центра, обеспечивает нормативный режим их хранения и представляет сведения об уникальных документах для включения в Государственный и региональный реестры уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Разрабатывает, в установленном порядке, ведет списки учреждений, организаций и предприятий (далее по тексту - организаций), документы которых подлежат передаче на хранение в Центр, организует отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение и по личному составу. Ведет учет негосударственных организаций и граждан - собственников документов профиля Центра; принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов Центра документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, - на основе соглашений (договоров) с ними, а также учет выявленных и полученных из-за рубежа подлинников или копий документов профиля Центра.

Проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся и поступающих в Центр.

Осуществляет в пределах своих полномочий организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных и междуведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных организаций-источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними; ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках на территории г. Шахты.

В установленном порядке оказывает услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, разработке нормативно-методических пособий, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве и работу ведомственных архивов, повышении квалификации работников делопроизводственной и архивной служб.

Осуществляет в необходимых случаях научное описание поступивших на хранение в Центр документов, создаёт с учётом потребностей пользователей автоматизированные информационно-поисковые системы, базы и банки данных, архивные и библиографические справочники о составе и содержании документов и печатных изданий Центра, принимает участие в создании межархивных, межотраслевых и международных справочников и информационных систем.

Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации; ведёт учёт и анализирует эффективность использования документов Центра.

Осуществляет информационное обеспечение деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, других заинтересованных организаций о составе и содержании документов Центра, в том числе на договорной основе.

Исполняет в установленном порядке запросы российских и зарубежных юридических и физических лиц по документам Центра, в т.ч. на договорных началах, выдаёт им архивные справки, заверенные копии и выписки из документов; осуществляет приём граждан и рассмотрение их заявлений по вопросам предоставления информации по документам и печатным изданиям Центра; предоставляет пользователям архивные документы, печатные издания или их копии для изучения в читальном зале Центра; изготавливает копии документов по запросам пользователей; обеспечивает доступ к архивным справочникам и информационным базам данных Центра, предназначенным для пользователей; выдаёт архивные документы во временное пользование юридическим лицам.

Организует документальные выставки, принимает участие в выставках и иных мероприятиях, проводимых другими организациями; проводит экскурсии по Центру; информирует о документах Центра через средства массовой информации и иными способами.

Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, справочно-информационных изданий и научно-популярной литературы по документам Центра.

Принимает участие в разработке научных тем, нормативных и методических документов (в том числе отраслевого значения) по актуальным проблемам архивоведения, документоведения, археографии в качестве соисполнителя в соответствии с утверждёнными планами научно-исследовательских работ отрасли и Центра, принимает участие в работе научного Совета архивных учреждений Южного федерального округа.

Разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве. Осуществляет справочно-информационное обслуживание по вопросам работы архивов и служб ДОУ.

Организует и проводит научные конференции, совещания, семинары с участием представителей государственных архивных учреждений, научных учреждений, общественных организаций и других заинтересованных организаций по вопросам, входящим в компетенцию Центра.

Проводит стажировки и учебно-производственную практику работников архивных учреждений области, научных и учебных заведений, участвует в мероприятиях по повышению квалификации работников архивных служб государственных организаций, осуществляет на договорной основе мероприятия по повышению квалификации работников архивных служб негосударственных организаций.

Оказывает по поручению Комитета научно-методическую помощь городским и районным архивам, муниципальным архивам документов по личному составу.

На основе государственных программ развития науки, культуры, архивного дела, отраслевых программ и планов, с учетом анализа состояния и деятельности Центра разрабатывает и по согласованию с Комитетом утверждает планы работы Центра, представляет отчёты о своей деятельности.

Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы архивной работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.

Принимает меры по повышению квалификации кадров Центра, решает вопросы улучшения условий труда, содействует решению вопросов социальной защиты работников Центра.

Обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и режима охраны Центра.

Разрабатывает планы мероприятий по обеспечению жизнедеятельности Центра и защите работников, членов их семей и документов Архивного фонда Российской Федерации при возникновении чрезвычайных ситуаций и в военное время.

Своевременно рассматривает поступающие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы по работе Центра, принимает по ним решения, устраняет недостатки.